Mengirim barang dan dokumen ke berbagai lokasi, baik dalam kota maupun antar pulau, kini semakin mudah berkat layanan logistik yang terus berkembang. Namun, untuk memastikan proses pengiriman barang dan dokumen berjalan lancar, Anda perlu memahami dokumen-dokumen apa saja yang harus disiapkan. Mengabaikan persyaratan ini bisa membuat pengiriman tertunda, bahkan berisiko menghadapi masalah administratif.
Oleh karena itu, mempersiapkan segala dokumen dengan lengkap dan tepat adalah langkah penting yang tidak boleh diabaikan. Penjelasan berikut ini akan membantu Anda memahami daftar kelengkapan yang wajib disiapkan sebelum mengirim barang dan dokumen. Simak informasinya di bawah ini!
8 Kategori Pengiriman Barang dan Dokumen Pentingnya
Sebelum mengirimkan barang atau dokumen, pastikan semua persyaratan sudah dipenuhi untuk memastikan pengiriman berjalan lancar. Beberapa dokumen penting ini tidak hanya mendukung kelancaran proses pengiriman tetapi juga menghindarkan Anda dari masalah administratif yang mungkin terjadi. Apa saja daftar dokumen itu?
Baca Juga: 10 Dokumen Ekspor yang Umum untuk Diketahui!
1. Bill of Lading (B/L)
Bill of Lading adalah kontrak pengiriman barang dan dokumen resmi yang bersifat mengikat antara pihak ekspedisi dan pengangkut untuk melaksanakan pengiriman barang. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang, konfirmasi penerimaan barang, dan kontrak pengangkutan. Informasi yang tercantum dalam B/L meliputi nama pengirim dan penerima, detail barang, nama kapal, pelabuhan muat dan bongkar, rincian biaya, hingga cara pembayaran.
Jenis B/L juga beragam, seperti House BOL, Through BOL, dan Combined Transport BOL, yang menyesuaikan dengan kebutuhan pengiriman. Berkas ini hanya bisa berlaku setelah perwakilan dari pengangkut menandatanganinya.
2. Shipping Instruction (SI)
Pengiriman barang dan dokumen ini berisi perjanjian antara pengirim barang (shipper) dengan perusahaan jasa ekspedisi. Shipping Instruction mencakup rincian lengkap pengiriman, seperti nomor kontainer, jumlah paket, kode HS komoditas, hingga nomor segel.
Dokumen ini juga menjadi instruksi utama untuk pembuatan Bill of Lading sebagai dokumen legal transportasi. Dengan adanya SI, proses pengiriman barang ke kapal dapat berjalan lebih terorganisir dan akurat.
3. Packing List
Packing List adalah dokumen penting yang memuat informasi rinci tentang barang yang dikirim. Informasi ini meliputi jenis barang, jumlah, dimensi, serta berat barang. Dokumen ini membantu otoritas seperti bea cukai untuk memeriksa barang tanpa harus membuka kemasannya. Dengan Packing List yang lengkap, pengiriman barang menjadi lebih efisien dan terhindar dari masalah di proses pemeriksaan.
4. Airwaybill
Airwaybill adalah syarat pengiriman barang dan dokumen yang diterbitkan maskapai penerbangan sebagai tanda terima barang yang dikirim melalui jalur udara. Dokumen ini memuat informasi seperti identitas pengirim dan penerima, jumlah barang, berat, serta tanggal pengiriman.
Selain untuk pengiriman udara, dokumen serupa juga tersedia dalam pengiriman kereta api dengan istilah Railway Bill. Airwaybill sangat penting untuk memastikan barang sampai ke tujuan dengan aman dan sesuai jadwal.
5. Surat Jalan Pengiriman Barang
Surat Jalan adalah berkas pengiriman barang dan dokumen yang dikeluarkan oleh jasa ekspedisi untuk memverifikasi pengiriman barang. Dokumen ini memuat informasi seperti jenis barang, jumlah barang, serta tanda tangan dari pengirim, sopir, dan petugas gudang.
Surat Jalan juga berfungsi sebagai bukti izin keberangkatan barang, khususnya untuk pengiriman melalui jasa trucking. Adanya Surat Jalan memastikan pengiriman barang memiliki legalitas selama perjalanan.
Baca Juga: Dokumen Logistik : Pengertian, Fungsi dan Jenisnya
6. Release Order (RO)
Release Order adalah surat pengiriman barang dan dokumen yang memberikan izin kepada pihak tertentu untuk mengambil barang atau kontainer. Dokumen ini berisi rincian tentang aset kontainer, termasuk informasi dealer dan rincian materi yang dikeluarkan gudang.
RO sangat penting dalam proses pengambilan barang di pelabuhan atau gudang agar berjalan lancar. Dokumen ini memastikan barang diterima oleh pihak yang berhak dengan prosedur yang sah.
7. Delivery Order
Delivery Order adalah berkas pengiriman barang dan dokumen yang berisi perintah melalui gudang perusahaan penyerahan barang dari pengirim kepada penerima. Dokumen ini mencantumkan detail barang serta tanda tangan penerima sebagai bukti barang telah diterima dengan baik.
Selain itu, Delivery Order menjadi dokumen penutup yang menunjukkan bahwa proses pengiriman telah selesai dengan sukses. Semua dokumen terkait pengiriman, seperti SI, B/L, dan RO, biasanya dikembalikan kepada pengirim sebagai bukti penyelesaian pengiriman.
8. Equipment Interchange Receipt (EIR)
Equipment Interchange Receipt (EIR) adalah pengiriman barang dan dokumen yang mengkonfirmasi kondisi kontainer saat memasukkan atau mengeluarkan barang dari kontainer. EIR dikeluarkan oleh depo pelayaran dan diberikan kepada pihak jasa trucking untuk memastikan kondisi kontainer sebelum dan sesudah pengisian atau pengosongan barang.
Dokumen ini berisi informasi rinci, termasuk kode kapal dan pelayaran, nomor peti kemas, posisi susun kontainer, serta posisi penyimpanan barang. EIR memastikan bahwa kontainer dalam kondisi baik dan siap untuk digunakan kembali setelah pengiriman atau penerimaan barang.
Ada dua jenis EIR, yaitu yang diterbitkan di pelabuhan asal dan pelabuhan tujuan. Dokumen ini penting untuk memitigasi risiko kerusakan dan memastikan keabsahan pengiriman barang.
Untuk memastikan pengiriman barang dan dokumen berjalan lancar, melengkapi semua dokumen yang diperlukan adalah langkah penting yang tidak boleh terlewat. Dengan berbagai jenis dokumen yang telah dijelaskan sebelumnya, Anda bisa memastikan bahwa barang yang dikirim sampai dengan aman dan tepat waktu. Menggunakan jasa pengiriman yang tepat sangat membantu dalam mempercepat proses dan mengurangi risiko.
Troben hadir dengan layanan jasa pengiriman barang yang aman, cepat, dan dapat diandalkan, serta memberikan kemudahan dalam melacak status pengiriman secara real-time. Untuk pengalaman pengiriman barang dan dokumen yang lebih mudah, segera unduh aplikasi kirim barang Troben yang tersedia di Play Store dan App Store!
