Shipping Instruction adalah dokumen krusial dalam proses pengiriman barang antar negara. Dokumen ini menentukan prosedur pengiriman agar sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli serta mematuhi peraturan hukum dan administrasi yang berlaku.
Istilah ini akan sering ditemukan terutama jika Anda sering beraktivitas di industri logistik ekspor dan impor. Berikut simak apa itu shipping instruction yang wajib Anda ketahui dalam sektor angkut barang.
Pengertian Shipping Instruction
Shipping Instruction adalah dokumen yang memuat informasi rinci tentang pengiriman dan petunjuk logistik. Dokumen ini disiapkan oleh eksportir dan diserahkan kepada operator atau forwarder kargo, yang kemudian akan mengatur transportasi dan logistik sesuai petunjuk tersebut.
Dokumen ini berfungsi sebagai catatan transaksi dan memberikan petunjuk tentang lokasi dan cara pengiriman barang, serta instruksi untuk menangani pengiriman. Data yang dimuat di dalam dokumen ini juga bisa menjadi panduan yang digunakan sebagai dasar untuk informasi ke dalam Bill of Lading.
Baca Juga: Proof of Delivery: Pengertian, Manfaat, dan Keuntungan
Fungsi Shipping Instruction
Dokumen Shipping Instruction memainkan peran yang sangat penting dalam proses pengiriman barang. Adapun fungsi utama dari dokumen ini adalah sebagai beriku:
1. Petunjuk yang Jelas
Dokumen ini menyajikan instruksi yang terperinci kepada pihak pengangkut atau agen ekspedisi mengenai cara yang tepat untuk mengirimkan barang. Petunjuk ini mencakup semua aspek pengiriman, mulai dari pengemasan hingga pengaturan transportasi, guna memastikan bahwa barang dikirim sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan.
2. Meminimalisir Kesalahan
Dengan menyediakan detail yang jelas dan akurat, shipping instruction membantu meminimalisir risiko dan kemungkinan terjadinya kesalahan selama proses pengiriman. Hal ini melibatkan penghindaran dari kekeliruan yang bisa menyebabkan keterlambatan atau kerusakan pada barang.
3. Kepatuhan dan Kepemilikan Dokumen
Shipping Instruction juga berfungsi untuk memastikan bahwa semua persyaratan hukum dan regulasi pengiriman internasional dipatuhi. Ini termasuk pemenuhan dokumen yang diperlukan untuk pabean dan kepemilikan dokumen yang tepat selama proses pengiriman.
4. Efisiensi Komunikasi
Dokumen ini berkontribusi pada peningkatan efisiensi dan komunikasi antara pengirim dan pihak pengangkut atau agen ekspedisi. Dengan instruksi yang jelas, risiko kesalahpahaman dapat dikurangi, sehingga memperlancar alur komunikasi dan proses pengiriman.
5. Panduan Status Pengiriman
Shipping Instruction dapat digunakan sebagai panduan untuk pengirim dalam memantau perkembangan status pengiriman. Ini memungkinkan pengirim untuk melacak kemajuan dan memastikan bahwa barang sampai ke tujuan dengan tepat waktu.
Baca Juga: FOB Adalah: Pengertian, Jenis, Keuntungan, dan Kewajibannya
Informasi yang Dimuat di Shipping Instruction
Shipping Instruction adalah dokumen yang memuat petunjuk terkait pengiriman barang dengan cakupan informasi sebagai berikut:
1. Identitas Pengirim dan Penerima Barang
Yang pertama, harus mencantumkan informasi lengkap mengenai identitas penerima dan pengirim barang. Informasi ini meliputi alamat pengirim serta penerima barang, termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, dan kontak person yang bertanggung jawab.
2. Detail Informasi Barang
Informasi ini memuat apa saja spesifikasi barang seperti nama barang, jumlah, berat kotor dan berat bersih, dimensi setiap barang, serta jumlah kemasan atau kotak. Kode HS (Harmonized System) juga perlu dicantumkan, khususnya untuk barang yang akan diekspor atau diimpor.
3. Syarat Penanganan Khusus
Untuk yang memiliki syarat penanganan khusus, biasanya membutuhkan daftar dokumen tambahan yang perlu disertakan. Contohnya seperti packing list, invoice, sertifikat asal barang, dan pemberitahuan ekspor barang (PEB), sehingga petugas logistik dan bea cukai dapat melakukan verifikasi dengan benar.
4. Informasi Transportasi
Instruksi rinci mengenai transportasi harus dicantumkan secara jelas, meliputi moda transportasi yang digunakan (laut, udara, darat), rute perjalanan. Tidak hanya itu saja, waktu transit di setiap titik transfer, serta perkiraan tanggal kedatangan barang juga harus dicantumkan secara detail.
5. Informasi Biaya
Detail mengenai beban biaya pengiriman dan pembayaran ongkos kirim. Selain itu, bila diperlukan tambahan asuransi, maka biaya tersebut juga harus dicantumkan ke dalam dokumen tersebut.
6. Dokumen Pendukung
Penting sekali untuk mencantumkan daftar dokumen tambahan seperti invoice, sertifikat asal barang, packing list, pemberitahuan ekspor barang (PEB), dan dokumen lainnya. Hal ini dapat memudahkan petugas logistik dan bea cukai dapat melakukan proses verifikasi dengan tepat.
7. Kontak Darurat
Tidak lupa juga untuk mencantumkan nomor telepon, email, dan nama kontak yang dapat dihubungi. Sehingga jika terjadi masalah mendesak atau insiden selama pengiriman, akan diinformasikan terlebih dahulu kepada pihak penerima barang.
Keuntungan Shipping Instruction dalam Logistik
Pentingnya instruksi pengiriman dalam logistik menandakan bahwa penggunaan Shipping Instruction memiliki banyak keuntungan. Beberapa manfaat utamanya adalah sebagai berikut:
1. Peningkatan Efisiensi
Adanya panduan yang jelas memungkinkan proses pengiriman berlangsung lebih lancar dan terstruktur. Hal ini membantu mengurangi risiko kebingungan atau kesalahan yang mungkin terjadi selama proses pengiriman.
2. Pemantauan dan Pelacakan Lebih Optimal
Dokumen ini mendukung pemantauan yang lebih efektif terhadap perjalanan barang. Dengan shipping instruction, pihak yang terlibat dapat melacak posisi dan kondisi barang secara real-time, memberikan kontrol yang lebih besar terhadap keseluruhan proses logistik.
3. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik
Shipping instruction berfungsi untuk mengelola risiko yang terkait dengan pengiriman barang. Dengan menyertakan instruksi khusus dan persyaratan penanganan, masalah potensial selama perjalanan barang dapat diminimalisir.
4. Kepuasan Pelanggan
Ketika barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi baik, kepuasan pelanggan terjaga. Ini membantu menciptakan reputasi positif bagi perusahaan dan memperkuat hubungan bisnis dengan klien.
5. Penanganan Barang yang Lebih Efektif
Dengan instruksi yang jelas mengenai perlakuan khusus yang dibutuhkan, shipping instruction membantu dalam penanganan barang dengan lebih efektif. Ini sangat penting untuk barang yang memerlukan penanganan khusus seperti suhu atau kelembaban tertentu.
Demikian informasi mengenai apa itu shipping instruction beserta dengan fungsi dan keuntungan yang didapatkan. Dengan menampilkan informasi yang dimuat di dalam shipping instruction, ini dapat meningkatkan efisiensi dalam bidang logistik.
Jika Anda membutuhkan layanan ekspedisi dengan sistem yang mudah dan efisien, Troben adalah jawabannya. Menghadirkan fitur aplikasi yang lengkap sehingga memudahkan Anda untuk melakukan pemantauan status kirim barang secara real time.
Troben dilengkapi dengan informasi pengiriman barang yang detail dan lengkap untuk memastikan keselamatan barang selama pengiriman. Yuk, download aplikasi kirim barang dan lakukan transaksi sekarang juga!
