Dalam setiap industri, kepatuhan terhadap standar sertifikasi ISO menjadi kunci penting dalam menjalankan bisnis. Standar sertifikasi ini menegaskan bahwa sebuah perusahaan telah memenuhi persyaratan internasional terkait keselamatan, kesehatan kerja, dan sistem manajemen.
Selain itu, implementasi standar ISO membantu perusahaan lintas industri mengelola risiko dengan lebih efektif, meningkatkan efisiensi operasional, dan memperkuat kontrol serta transparansi dalam aktivitas bisnis, pada gilirannya memperbaiki proses bisnis secara keseluruhan.
Meskipun ada banyak jenis sertifikasi ISO, terdapat 11 sertifikasi paling diminati di Indonesia karena membantu perusahaan meningkatkan kualitas, keamanan, dan efisiensi dalam berbagai aspek operasional.
Apa yang Dimaksud Sertifikasi ISO?
ISO (International Organization for Standardization) merupakan sebuah organisasi internasional yang berkantor pusat di Jenewa, Swiss. Tugas utama ISO adalah mengembangkan standar internasional dalam berbagai bidang, seperti manajemen, teknologi informasi, keselamatan dan kesehatan kerja, lingkungan, dan lain-lain.
Tujuan dari pengembangan standar ini adalah untuk mempromosikan praktik-praktik terbaik dalam dunia bisnis. Standar ini juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan, meningkatkan kualitas produk atau layanan disediakan, serta memperkuat pengelolaan risiko dalam konteks bisnis.
Melalui implementasi standar ini, organisasi diharapkan dapat mencapai tingkat kinerja lebih baik dan memperoleh keunggulan kompetitif di pasar global. Sedangkan sertifikasi ISO mengacu pada proses di mana suatu organisasi memperoleh penilaian independen bahwa sistem manajemen, proses, produk, atau layanan mereka sediakan mematuhi standar internasional yang ditetapkan oleh International Organization for Standardization (ISO).
Sertifikasi standar ISO (International Organization for Standardization) ini menunjukkan bahwa organisasi telah memenuhi standar tertentu dalam hal kualitas, keamanan, kepatuhan hukum, atau aspek lain yang relevan dengan bidang bisnis mereka.
Baca Juga: Property Management System Adalah Solusi Bisnis Properti!
Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO
Mencapai sertifikasi ISO seperti ISO 9001 dan ISO 14001 bisa menjadi pencapaian relatif mudah jika diikuti dengan langkah-langkah tepat.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail langkah-langkah yang diperlukan untuk membantu organisasi dalam proses pelaksanaan sertifikasi ISO, serta memberikan wawasan tentang pemilihan badan sertifikasi ISO bagi perusahaan.
1. Membuat Komitmen
Top Management harus menunjukkan komitmennya untuk menerapkan Sistem Manajemen ISO dan memastikan bahwa standar ISO yang dipilih sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Penting untuk dicatat bahwa untuk memperoleh sertifikasi ISO, sebuah organisasi harus telah beroperasi selama minimal 3 bulan. Hal ini diperlukan agar organisasi memiliki beberapa proses yang dapat dinilai oleh Konsultan ISO.
2. Meninjau
Keterlibatan pimpinan dalam asosiasi industri atau profesi bisa menjadi referensi berharga untuk melihat bagaimana implementasi standar ISO telah berhasil untuk bisnis lain.
Organisasi juga dapat meminta informasi dari pihak yang sudah menerapkan Sistem Manajemen ISO sebelumnya, atau menggunakan sumber informasi resmi dari badan pemerintah untuk mendapatkan pemahaman lebih baik tentang Standar ISO.
Badan Sertifikasi ISO juga telah menyediakan beberapa buku panduan untuk membahas Standar ISO untuk memudahkan akses informasi.
3. Melakukan Gap Analysis
Bandingkan sistem manajemen yang sudah ada dengan persyaratan ditetapkan oleh Standar ISO. Lakukan analisis terhadap hal-hal belum diterapkan. Tentukan kebijakan, struktur organisasi, job deskripsi, KPI (Key Performance Indicator), manual mutu, dan prosedur kerja dari setiap departemen dalam organisasi.
Jika diperlukan, jelaskan lebih rinci prosedur kerja dengan membuat instruksi kerja dan formulir pendukungnya. Gap analisis ini akan membantu mengidentifikasi perbaikan yang perlu dilakukan dalam sistem saat ini, sehingga membuat dokumentasi ISO menjadi lebih mudah.
4. Membentuk Tim ISO
Organisasi perlu menunjuk anggota tim ISO dari sumber daya manusia yang ada untuk membentuk kelompok kerja dalam implementasi ISO. Tim minimal harus terdiri dari dua orang dari setiap divisi atau departemen, termasuk pimpinan departemen dan staf.
Keterlibatan manajemen dalam tim dapat dipertimbangkan, namun, manajemen tingkat atas harus terlibat secara aktif dalam penerapan sistem manajemen sebagai bentuk kepemimpinan.
5. Menyelenggarakan Pelatihan ISO
Jadwalkan pelatihan ISO untuk seluruh karyawan, biasanya dilakukan melalui konsultan ISO. Pelatihan meliputi pengenalan, dokumentasi, dan audit internal ISO. Bagi yang baru mengenal Standar ISO, pelatihan ISO dapat memberikan kepercayaan diri dan pengetahuan diperlukan untuk mendukung proses implementasi.
Meskipun bagi yang sudah memiliki pengetahuan tentang Standar ISO, mengikuti pelatihan tetap dapat memberikan manfaat maksimal. Saat ini, ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001 merupakan standar ISO paling populer dan banyak diimplementasikan.
6. Membuat Dokumen ISO
Tentukan pedoman untuk mengidentifikasi proses memerlukan dokumentasi sebagai bagian dari pengendalian. Saat meninjau persyaratan untuk dokumentasi, berikan perhatian khusus pada kebutuhan organisasi untuk mengidentifikasi dokumen diperlukan untuk sistem dan proses produk atau layanan.
Penting untuk dicatat bahwa saat menambahkan proses, produk, atau layanan baru ke dalam organisasi di masa mendatang, akan diperlukan metode untuk mengidentifikasi kapan dokumentasi diperlukan.
7. Implementasi Sistem Manajemen ISO
Terapkan Standar ISO minimal selama 3 bulan untuk memastikan seluruh karyawan memahami, mematuhi, dan menjalankan standar tersebut. Standar ISO dirancang secara umum dan berlaku untuk organisasi dari berbagai ukuran dan sektor industri.
Standar ini memberikan kerangka kerja untuk proses manajemen efektif dan menetapkan elemen-elemen perlu dimasukkan. Sertifikasi ISO bertujuan untuk membentuk Sistem Manajemen ISO, seperti ISO 9001 untuk Sistem Manajemen Mutu (SMM), ISO 14001 untuk Sistem Manajemen Lingkungan (SML), atau ISO 45001 untuk Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3).
Sistem manajemen ini meliputi kegiatan manajemen, alokasi sumber daya, produksi, pengukuran, analisis, dan perbaikan.
8. Melakukan Audit Internal dan Tinjauan Manajemen
Pemeliharaan Sistem Manajemen ISO adalah tahapan krusial untuk keberhasilan implementasi dan perolehan sertifikasi ISO. Komunikasi dan pelatihan tentang ISO harus dilakukan secara teratur untuk memastikan budaya kesadaran dan keterlibatan berkelanjutan dari seluruh staf.
Selain itu, Audit Internal harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa persyaratan Standar ISO terpenuhi. Tinjauan Manajemen juga penting untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan tindakan perbaikan diperlukan.
Audit Internal perusahaan dan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah tahapan penting di mana auditor internal memberikan laporan analisis gap yang dapat mengidentifikasi tindakan diperlukan untuk memenuhi persyaratan Standar ISO.
Tahap ini juga dapat menjadi alat perencanaan berguna bagi organisasi. Jangan khawatir jika organisasi belum sepenuhnya siap, banyak proses diperlukan mungkin sudah ada, tetapi perlu disempurnakan dan didokumentasikan lebih lanjut.
9. Memilih Badan Sertifikasi ISO
Pemilihan badan sertifikasi ISO merupakan langkah penting yang harus dipertimbangkan oleh pimpinan organisasi. Sebelum menandatangani kontrak dengan badan sertifikasi ISO, ada beberapa hal perlu diketahui.
Standar ISO biasanya berdasarkan siklus 3 tahun, sehingga badan sertifikasi akan menuntut organisasi untuk membuat kontrak minimal selama 3 tahun, meskipun kunjungan tahunan saja diperlukan.
Badan sertifikasi ISO biasanya merupakan lembaga independen yang mengkhususkan diri dalam proses audit dan persetujuan standar ISO. Di Indonesia, badan sertifikasi ISO umumnya diaudit oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) untuk memastikan kompetensi serta menjaga ketidakberpihakan dan independensi. Anda dapat mengakses situs web KAN untuk mencari daftar badan sertifikasi ISO telah terakreditasi oleh KAN.
10. Audit Sertifikasi ISO
Setelah organisasi siap dan telah menangani masalah yang diungkap dalam laporan audit internal, langkah selanjutnya adalah mengundang badan sertifikasi ISO untuk melakukan audit perusahaan. Selama audit sertifikasi, semua temuan non-konformitas (NC) yang ditemukan akan diperbaiki.
Auditor akan mengevaluasi efektivitas sistem manajemen dan apakah memenuhi semua persyaratan standar ISO yang ingin sertifikasi, seperti ISO 9001 dan ISO 14001. Jika semua persyaratan terpenuhi, organisasi akan direkomendasikan untuk diberi sertifikat ISO.
Laporan auditor kemudian akan melewati proses persetujuan dari badan sertifikasi, dan jika tidak ada masalah ditemukan, sertifikat ISO resmi akan diberikan kepada organisasi.
