Istilah notify party sangat umum digunakan dalam pengiriman barang internasional. Hal ini dikarenakan perannya yang sangat penting untuk mengetahui kedatangan barang dari pengiriman asal.
Berfungsi sebagai penerima pemberitahuan dan pemantau, proses penerimaan barang dengan adanya notify party akan menjadi lebih efisien. Untuk mengetahui pembahasan lebih lengkapnya, simak penjelasan dalam artikel berikut ini!
Apa Itu Notify Party?
Definisi notify party adalah pihak yang akan menerima pemberitahuan terkait kedatangan barang melalui pengiriman internasiona. Peran ini sebagai penerima informasi dari pihak pengangkut terkait pengiriman barang ke negara yang dituju.
Dalam hal ini, perannya tidak berkaitan dengan tanggung jawab dalam pengiriman barang dan pembayaran bea cukai. Hanya saja, mereka berperan untuk memastikan bahwa informasi yang disampaikan kepada pihak yang berkepentingan sudah sesuai.
Pihak ini juga berperan dalam mengatur segala proses pemberitahuan pengiriman barang agar menjadi lebih efisien. Hal ini untuk menjaga kepatuhan terhadap ketentuan peraturan yang berlaku di negara tujuan.
Baca Juga: Overload Pengiriman : Pengertian, Penyebab, dan Tips Menghindarinya
Peran Notify Party
Dalam proses pengiriman barang secara internasional, notify party memiliki berbagai peran penting. Apa saja itu?
1. Penerima Informasi
Peran pertama yaitu sebagai penerima informasi. Dimana pihak ini dapat bertindak sebagai penerima informasi dari agen pengiriman, pengangkut, atau pihak yang berkaitan dengan proses pengiriman barang. Informasi yang disampaikan bisanya berupa jadwal, status, hingga dokumentasi terkait pengiriman barang.
2. Pemberi Pemberitahuan
Setelah informasi diterima, pihak notify party juga bertugas untuk menyampaikan pemberitahuan tersebut kepada beberapa pihak yang berkepentingan. Misalnya menyampaikan informasi ke consignee (penerima barang) atau importir untuk mempersiapkan kebutuhan penerimaan barang dengan baik.
3. Koordinasi Pengiriman
Selain itu, peran notify party juga berperan untuk mengkoordinasikan pengiriman barang agar sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Pekerjaan ini meliputi penetapan jadwal pengiriman, mengatur waktu kedatangan, hingga koordinasi proses pengiriman.
4. Pemantau Pengiriman
Peran lainnya yaitu sebagai pemantau untuk memantau perjalanan barang dari awal pengiriman hingga sampai ke tujuan akhir. Dengan melakukan pemantauan ini, informasi terbaru akan dilakukan pembaruan secara berkala untuk disampaikan kepada pihak berkepentingan.
5. Telekomunikasi
Selanjutnya, pihak yang diberi tahu atas informasi pengiriman barang juga harus bertindak sebagai perantara dalam komunikasi antar pihak yang terlibat. Pihak ini harus menyediakan saluran komunikasi yang efektif agar informasi yang disampaikan dapat diterima oleh seluruh pihak yang terlibat.
6. Pemrosesan Dokumen
Tanggung jawab lain dari notify party juga berkaitan dengan memproses dokumen agar dikelola dengan baik sesuai dengan regulasi yang berlaku di negara tujuan. Pekerjaan ini meliputi kelengkapan berkas dokumen faktur, pengapalan, bea cukai, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Staff Gudang: Definisi, Tugas, dan Tanggung Jawab
Perbedaan Consignee dan Notify Party
Consignee dan notify party memiliki perbedaan terhadap peran dan tanggung jawab dalam proses pengiriman barang internasional. Consignee adalah penerima yang mempunyai kepentingan langsung dalam menerima barang.
Consignee memiliki tanggung jawab atas pembayaran, pengurusan bea cukai, dan pemulihan barang yang telah dikirim. Setelah barang mencapai tujuan akhirnya, ia akan menjadi penerima utama barang tersebut.
Sedangkan notify party bukan pihak yang menjadi penerima barang utama dalam proses pengiriman tersebut. Melainkan pihak yang diberitahu tentang penerimaan barang yang sedang dalam proses pengiriman barang.
Dari perbedaan ini dapat diketahui bahwa perbedaan mendasar antara consignee dan notify party terletak pada tanggung jawab dalam proses pengiriman barang tersebut berlangsung. Di mana pihak consignee bertanggung jawab dalam penerimaan barang sedangkan pihak yang menerima informasi harus memberitahukan informasi terkait pengiriman barang kepada pihak yang berkepentingan.
Batas tanggung jawab pihak yang menerima informasi adalah tidak bertanggung jawab dalam melakukan pembayaran bea cukai ataupun penerimaan barang. Tetapi mereka hanya berperan dalam memastikan informasi yang disampaikan kepada pihak lain telah sesuai dan akurat.
Sedangkan consignee memiliki hubungan langsung dengan barang yang dikirim. Sehingga segala bentuk tanggung jawab seperti pembayaran bea cukai, pemenuhan regulasi, dan lain-lain, harus dipenuhi oleh pihak consignee.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Notify Party
Dalam proses pengiriman, ada beberapa yang harus diperhatikan berkaitan dengan notify party. Apa saja itu?
1. Kredibilitas
Yang pertama, tentu harus memperhatikan kredibilitas dari pihak penerima informasi itu sendiri. Pastikan Anda memilih notify party yang terpercaya dengan memperhatikan reputasi yang dimiliki oleh pihak tersebut.
2. Informasi
Hal yang harus diperhatikan selanjutnya adalah memperhatikan informasi pada proses pengiriman barang untuk memudahkan komunikasi dengan pihak yang terlibat. Informasi ini mencakup alamat, nomor kontak, email, dan lainnya.
3. Privasi
Dalam proses pengiriman barang, pihak penerima informasi juga perlu menjaga privasi untuk menghindari penyebaran data yang bersifat rahasia atau sensitif. Dalam hal ini, sebaiknya berikan informasi yang relevan saja terkait proses pengiriman.
4. Komunikasi
Penting juga untuk memperhatikan cara komunikasi untuk memastikan pihak yang diberi tahu dapat memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Dengan memperhatikan hal tersebut, besar kemungkinan proses pengiriman barang bisa berjalan lancar dan efisien.
Demikian penjelasan terkait apa itu notify party mulai dari pengertian, peran, hingga beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman barang internasional. Dengan adanya proses ini, bisa meningkatkan efisiensi pengiriman lebih besar.
Jika Anda membutuhkan layanan jasa pengiriman barang yang aman dan berkredibilitas, Anda bisa mengandalkan Troben. Sebagai ekspedisi cargo dan logistik berbasis aplikasi yang paling dicari banyak orang, proses pengiriman barang lebih mudah hanya melalui smartphone saja. Unduh aplikasi kirim barang untuk mendapatkan pengiriman barang lebih mudah bersama Troben!
