Dalam dunia logistik, untuk memudahkan proses pengiriman barang, tentu ada dokumen logistik sebagai bentuk informasi secara tertulis maupun digital. Dokumen logistik ini berfungsi sebagai bukti transaksi dan kepemilikan barang, bukti penerimaan, acuan kepabeanan, hingga pelacakan keberadaan barang. Kali ini kami akan menjelaskan dokumen logistik mulai dari pengertian, fungsi, dan juga jenis-jenisnya.
Apa Itu Dokumen Logistik?
Dokumen logistik adalah berbagai dokumen yang digunakan dalam proses pengelolaan rantai pasok untuk mencatat, melacak, dan mengendalikan perputaran barang, informasi, dan sumber daya dari pemasok hingga konsumen akhir. Dokumen ini sangat penting karena membantu memastikan semua aktivitas logistik berjalan dengan lancar, efisien, dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca Juga : Perencanaan Logistik : Pengertian, Struktur dan Contohnya
Fungsi Dokumen Logistik
Dokumen logistik memiliki fungsi yang sangat penting dalam berbagai aspek manajemen rantai pasok. Berikut ini adalah fungsi-fungsi dokumen logistik, antara lain :
1. Bukti Transaksi dan Bukti Kepemilikan Barang
Dokumen logistik seperti faktur (invoice) dan bill of lading (B/L) berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice mencatat rincian penjualan, termasuk harga dan jumlah barang yang dijual, sementara B/L juga berfungsi sebagai bukti kepemilikan barang selama pengiriman. Dokumen ini penting untuk menghindari sengketa dan memastikan bahwa hak kepemilikan barang jelas teridentifikasi.
2. Bukti Penerimaan Barang
Delivery order (DO) dan receiving report adalah contoh dokumen yang berfungsi sebagai bukti penerimaan barang. Dokumen ini mencatat bahwa barang telah diterima oleh penerima yang ditunjuk dan dalam kondisi yang sesuai dengan spesifikasi. Ini membantu dalam memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan, baik dalam jumlah maupun kualitas.
3. Acuan Pengurusan Kepabean dan Bea Cukai
Certificate of origin dan customs declaration adalah dokumen yang diperlukan untuk proses kepabean dan bea cukai. Certificate of origin menunjukkan asal barang yang dikirim, sementara customs declaration memberikan informasi detail mengenai barang yang masuk atau keluar suatu negara. Kedua dokumen ini memastikan bahwa semua prosedur kepabean dipatuhi dan tarif bea cukai yang tepat dikenakan.
4. Pelacakan Barang
Dokumen seperti waybill dan tracking number digunakan untuk pelacakan barang selama proses pengiriman. Dengan adanya dokumen ini, baik pengirim maupun penerima dapat memantau lokasi dan status barang secara real-time, memastikan pengiriman berjalan sesuai jadwal dan mengatasi kendala yang mungkin muncul.
5. Meminimalisir Risiko
Dokumen logistik juga berfungsi untuk meminimalisir risiko kerugian atau kerusakan barang selama pengiriman. Asuransi pengiriman, yang sering dicantumkan dalam dokumen-dokumen seperti B/L atau insurance certificate, memberikan perlindungan terhadap risiko kerusakan atau kehilangan barang selama dalam perjalanan. Ini memastikan bahwa nilai barang tetap terjaga meskipun terjadi insiden yang tidak diinginkan.
6. Meningkatkan Efisiensi
Dengan adanya dokumen-dokumen logistik yang terstruktur dengan baik, proses pengiriman dan penerimaan barang dapat dilakukan dengan lebih efisien. Packing list, misalnya, membantu dalam proses pengepakan dan pemeriksaan barang di gudang. Dokumen-dokumen ini memungkinkan semua pihak yang terlibat dalam rantai pasok untuk bekerja lebih cepat dan akurat, mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas.
7. Memenuhi Persyaratan Hukum
Banyak dokumen logistik yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan hukum dan regulasi internasional. Misalnya, customs declaration dan certificate of conformity diperlukan untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku di negara tujuan. Mematuhi persyaratan hukum ini penting untuk menghindari sanksi dan memastikan kelancaran operasional bisnis.
Dokumen logistik berperan penting dalam memastikan kelancaran, efisiensi, dan kepatuhan dalam manajemen rantai pasok. Dari bukti transaksi dan penerimaan barang hingga pelacakan dan kepatuhan hukum, setiap dokumen memiliki fungsi spesifik yang mendukung operasi logistik.
Baca Juga : 7 Jenis Layanan Logistik yang Lazim di Indonesia
Jenis-jenis Dokumen Logistik
Ada banyak jenis-jenis dokumen logistik, diantaranya :
1. Commercial Invoice
Commercial Invoice merupakan dokumen yang berisi transaksi antara penjual serta pembeli. Dokumen berisi deskripsi lengkap barang, harga yang disepakati, syarat pembayaran yang telah dirundingkan, serta informasi kontak yang jelas antara penjual dan pembeli. Dokumen ini tidak hanya sekedar catatan transaksi, tetapi juga menjadi media komunikasi yang memberikan informasi antara kedua belah pihak.
2. Packing List
Packing list merupakan dokumen menjelaskan rincian barang mulai dari deskripsi barang, jumlah barang, berat barang dan juga dimensi tiap barang. Packing list berfungsi membantu pengecekan barang, klaim asuransi dan juga pengecekan persediaan.
3. Certificate of Origin
Dokumen logistik yang mencantumkan negara asal barang merupakan bukti penting dalam proses pengiriman internasional. Sertifikat ini memberikan informasi yang akurat dan terperinci mengenai asal-usul produk, memastikan keabsahan dan kualitas barang. Dengan adanya dokumen ini, pengiriman barang dapat dilakukan dengan lancar dan tanpa hambatan di perbatasan negara. Sebagai pedoman dalam perdagangan internasional, sertifikat ini memberikan keyakinan kepada para pihak terkait akan legalitas dan keabsahan transaksi bisnis yang dilakukan.
4. Bill of Lading (B/L)
Bukti penerimaan barang dan kontrak pengangkutan antara pengirim, penerima, dan pihak pelayaran (untuk pengiriman melalui laut).
5. Air Waybill (AWB)
Dokumen Logistik yang mencakup bukti penerimaan barang dan kontrak pengangkutan merupakan perjanjian penting antara pengirim, penerima, dan pihak pelayaran dalam proses pengiriman melalui laut. Dokumen ini mengatur segala hal terkait pengiriman barang mulai dari penerimaan hingga pengantaran yang tepat waktu dan aman. Dengan adanya dokumen ini, keselamatan dan keamanan dalam proses pengiriman dapat terjamin bagi semua pihak yang terlibat.
6. Letter of Credit (L/C)
Dokumen Logistik yang dikeluarkan oleh bank dalam bentuk surat jaminan pembayaran memberikan kepastian kepada penjual atas transaksi jual beli yang dilakukan oleh pembeli. Dengan adanya jaminan ini, penjual dapat menjalankan bisnisnya tanpa khawatir akan risiko keterlambatan atau ketidakmampuan pembayaran dari pihak pembeli. Selain itu, surat jaminan ini juga memberikan kepercayaan dan kestabilan dalam hubungan bisnis antara penjual, pembeli, dan bank sebagai mediator transaksi.
