Dalam proses pengiriman barang, Anda mungkin sudah sering mendengar istilah Proof of Delivery. Istilah yang disingkat dengan POD ini cukup penting sebagai salah satu kelengkapan dokumen untuk mengirim sebuah barang.
Proof of Delivery bisa menjadi tanda terima suatu barang di tangan penerima. Namun tentunya tidak hanya sekedar itu, ada banyak informasi penting yang dimuat dalam penggunaan POD ini.
Pengertian Proof of Delivery
POD adalah sebuah dokumen yang dibuat sebagai suatu tanda bukti bahwa barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi sudah diterima oleh penerima atau perwakilan yang sah. Dokumen ini menjadi alat bukti tertulis ataupun secara elektronik bahwa pengiriman telah berhasil sampai ke penerima.
Adapun isi dari POD meliputi informasi tentang waktu pengiriman tersebut dilakukan. Keterangan dalam POD ini juga meliputi nama, alamat pengiriman, catatan spesifik, hingga jumlah paket yang ada di dalam pengiriman.
Penggunaan POD ini tentu sangat penting untuk menjamin proses pengiriman barang berjalan dengan lancar. Dengan adanya bukti pengiriman, ini juga bisa mengantisipasi jika terjadi kerusakan atau kehilangan selama proses pengiriman berlangsung.
Bukti pengiriman POD tidak hanya berbentuk dokumen fisik saja, melainkan juga hadir dalam bentuk elektronik atau disebut dengan e-POD. Yang mana, jenis POD ini dapat melakukan pelacakan atau pemantauan paket secara digital.
POD atau e-POD berperan penting dalam pengelolaan aktivitas logistik dan pengiriman barang karena mampu menciptakan transparansi pengiriman barang yang akurat dan terpercaya. Tentunya, ada banyak keuntungan yang bisa diperoleh dari POD ini.
Manfaat Proof of Delivery
Selain meningkatkan proses pengiriman barang secara efisien, Proof of Delivery memiliki beragam manfaat baik dari pihak penerima maupun pengirim barang. Apa saja itu?
1. Konfirmasi Penerimaan
Proof of Delivery merupakan bukti tertulis maupun elektronik yang menjelaskan bahwa barang tersebut sudah diterima oleh penerima. Dokumen ini sangat penting untuk memberikan informasi kepada pihak pengirim bahwa barang telah sampai ke alam tujuan dengan selamat.
Ini juga membuktikan bahwa proses pengiriman barang telah memenuhi standar operasi yang telah ditentukan. Di mana, jika terjadi kerusakan ataupun kehilang, bukti POD ini bisa menjadi alat sah untuk klaim ganti rugi.
2. Verifikasi Kuantitas Barang
POD akan mencatat berapa jumlah barang yang dikirim oleh pengirim dan akan diterima oleh penerima. Sehingga memungkinkan pihak pengirim maupun penerima dapat melakukan verifikasi barang dengan benar.
Oleh karena itu, apabila terjadi perbedaan terhadap kuantitas barang yang terdata, maka POD bisa menjadi alat bukti untuk penyesuaian data. Manfaat ini sangat berguna untuk menyelesaikan permasalahan jika terjadi kehilangan atau kesalahan dalam pengiriman.
3. Transparansi
Proof of Delivery dapat membantu melakukan pelacakan status pengiriman barang secara real time. Dimana baik pihak pengirim maupun penerima dapat memantau secara langsung proses pengiriman barang secara digital.
Hal ini tentunya dapat memberikan transparansi dan kesan pengiriman barang yang handal dan terpercaya. Visibilitas yang baik ini tentunya dapat meningkatkan kredibilitas suatu perusahaan dan kepuasan terhadap konsumen.
4. Sebagai Bukti Hukum
POD memiliki nilai hukum yang bertetapan kuat baik untuk pihak pengirim maupun penerima barang. Hal ini karena POD bisa menjadi alat bukti jika terjadi adanya sengketa atau perselisihan saat pengiriman barang.
Contohnya seperti klaim kerusakan atau kehilangan barang, dimana POD dapat menjadi bukti kuat dimata hukum. Itu berarti bukti pengiriman ini bisa memberikan perlindungan terhadap kedua belah pihak dan menjamin barang terhindar dari kerusakan atau kehilangan.
5. Efisiensi Administrasi
Fungsi Proof of Delivery dapat membantu tata kelola administrasi menjadi lebih efisien. Sebab, informasi berupa tanggal pengiriman, nama penerima, deskripsi barang, hingga tanda tangan sudah terdata di dalam POD.
Dengan adanya dokumen tertulis maupun secara elektronik, ini juga memudahkan untuk menelusuri informasi terkait waktu pengiriman dan waktu sampai secara akurat. Riwayat pengiriman yang tertulis ini juga akan memudahkan pelanggan untuk melacak barang secara berkala.
Baca Juga: Port of Loading: Pengertian dan Fungsinya dalam Logistik
Cara Kerja e-POD
Proof of Delivery dengan sistem elektronik dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi pengiriman barang secara digital. Berikut cara kerja e-POD sebagai berikut ini.
1. Pengiriman Tanpa Kontak
Cara kerja pertama dari e-POD memungkinkan Anda untuk melakukan pengiriman tanpa harus kontak secara langsung antara penerima dan pengemudi. Teknologi e-POD memungkinkan untuk melakukan pengiriman kontak sehingga proses tanda tangan maupun verifikasi data bisa dilakukan tanpa tatap muka.
2. Metode Cash on Delivery
Cash on Delivery (COD) adalah metode pengiriman yang memudahkan penerima untuk menerima dan membayar barang langsung di tempat. Cara kerja ini juga memungkinkan
Anda untuk dapat menerima barang sesuai dengan informasi di dalam data POD.
3. Pengiriman Bahan Makanan Lebih Baik
Sistem digital mendukung layanan ekspedisi untuk melakukan pengiriman barang seperti mengirim bahan makanan lebih baik. Hal ini dikarenakan sistem e-POD mampu melakukan pelacakan barang dan fungsionalitasnya untuk memastikan kualitas barang terjaga selama pengiriman.
4. Proses Pesanan Disederhanakan
Bukti e-POD dapat meningkatkan kepercayaan bagi pihak pengirim dan penerima barang untuk meningkatkan efisiensi pengiriman. Hal ini dikarenakan kemudahannya dalam memproses perubahan pemesanan atau pengembalian yang lebih sederhana.
Itu berarti, sistem ini memungkinkan Anda untuk bisa memastikan barang datang sesuai pesanan dan dapat diklaim untuk pengembalian. Pelanggan juga dapat menolak apabila barang mengalami kerusakan dengan menandatangani e-POD yang diterima.
Baca Juga: Voyage Adalah: Pengertian, Jenis, dan 5 Peran Pentingnya!
Demikian penjelasan tentang apa itu Proof of Delivery meliputi manfaat dan cara kerjanya dalam bidang ekspedisi. Dengan memahami apa itu POD, tentu proses pengiriman barang lebih mudah untuk dipantau hingga barang sampai di tangan penerima dengan selamat.
Troben hadir sebagai jasa pengiriman barang yang menyediakan layanan Troben Cargo yang dilengkapi dengan sistem pelacakan status pengiriman secara real-time. Memudahkan Anda untuk memantau langsung proses pengiriman berjalan dengan lancar.
Layanan unggulan lainnya juga tersedia seperti proses pengemasan yang aman, service door to door, dan asuransi sehingga barang dapat dijamin terkirim dengan aman. Saatnya gunakan layanan Troben Cargo dengan pesan melalui aplikasi kirim barang Troben sekarang juga!
