Ketika menggelar suatu acara, apalagi acara yang melibatkan banyak orang, biasanya panitia tidak mempersiapkan semuanya sendiri. Mereka memerlukan bantuan jasa event organizer supaya event berjalan dengan lancar.
Tugas event organizer (EO) sangat penting dalam merencanakan dan mengelola acara, mulai dari perencanaan awal hingga pelaksanaan. Tugas Event Organizer bertanggung jawab untuk memastikan acara berjalan lancar sesuai dengan tujuan dan anggaran yang telah ditetapkan.
Selain itu, EO juga harus mengatasi berbagai tantangan yang muncul selama proses acara, seperti perubahan mendadak atau masalah teknis. Untuk Anda yang ingin memulai bisnis event organizer, ketahui terlebih dahulu apa saja tugas event organizer dalam artikel berikut.
Apa Saja Tugas Event Organizer?
Event Organizer (EO) mempunyai tugas yang sangat luas dan melibatkan banyak aspek yang harus dikelola supaya acara berjalan dengan baik. Berikut ini adalah tugas dari Event Organizer seperti :
1. Membuat Konsep Acara
Salah satu tugas yang dilakukan oleh EO adalah membuat konsep acara yang sesuai dengan keinginan klien. Konsep acara seperti pengembangan tema acara, menentukan tujuan acara seperti untuk promosi, edukasi, atau hiburan, serta memilih format acara seperti seminar, konferensi, pesta, atau festival.
EO harus memahami kebutuhan klien, audiens target, serta jenis acara yang diinginkan, sehingga konsep acara bisa diubah menjadi sebuah rencana yang lebih detail dan bisa diterapkan. Membuat konsep acara membutuhkan kreativitas dan riset untuk menciptakan ide yang menarik dan relevan.
2. Menentukan Lokasi Acara
Setelah membantu pembuatan konsep acara, selanjutnya tugas event organizer adalah menentukan lokasi yang tepat untuk berlangsungnya acara. EO bertanggung jawab mencari dan memilih tempat yang sesuai dengan konsep acara, jumlah tamu, dan kebutuhan teknis lainnya.
Pemilihan lokasi harus yang mudah diakses oleh peserta dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Oleh karena itu EO harus melakukan survei lokasi, memperhatikan fasilitas apa yang tersedia, dan juga perlu melakukan negosiasi dengan penyedia tempat untuk mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan.
3. Mengelola Acara Klien
Setelah konsep acara dan lokasi ditentukan, tugas event organizer adalah mengelola semua kebutuhan klien selama proses perencanaan dan pelaksanaan acara.
Mengelola jalannya acara yaitu melakukan koordinasi dengan pihak terkait seperti penyedia jasa catering, dekorator, teknisi, dan lainnya. EO harus menjaga komunikasi yang lancar dengan klien untuk memastikan bahwa semua kebutuhan klien terpenuhi, serta memberikan saran yang dibutuhkan sampai solusi dari kendala yang dialami. Oleh karena itu, tim event organizer harus mempunyai kemampuan dan komunikasi yang baik untuk mengelola hubungan dengan klien.
4. Menyusun Budgeting
Menyusun dan mengelola anggaran acara adalah salah satu tugas yang sangat penting bagi Event Organizer. EO harus membuat perencanaan anggaran yang rinci seperti biaya untuk tempat, catering, transportasi, dekorasi, peralatan teknis, serta biaya lain-lain.
EO juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa acara tetap berjalan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan, sehingga mengantisipasi budget berlebih yang menghindari tidak terkontrol. Selain itu, EO tugas bertugas mencari solusi jika ada perubahan atau kebutuhan mendadak selama acara.
Baca Juga : Ingin Memulai Bisnis Event Organizer? Cek Tipsnya Disini!
5. Mengeksekusi Ide Kreatif
Setelah konsep acara disetujui, tempat sudah ditentukan, dan budget sudah dibuat, EO perlu mewujudkan ide kreatif tersebut menjadi sebuah acara. Eksekusi ide kreatif ini mulai dari menentukan tema dekorasi, membuat desain panggung, penggunaan teknologi visual, dan memikirkan hiburan yang sesuai dengan tema acara.
6. Melakukan Promosi
Untuk acara yang membutuhkan audiens besar, EO juga bertanggung jawab dalam mempromosikan acara agar dapat menarik perhatian banyak orang. Untuk melakukan promosi, tugas event organizer adalah membuat materi promosi, mengelola media sosial, melakukan kolaborasi dengan influencer atau media partner, serta melakukan strategi pemasaran lainnya. EO harus memastikan acara dikenal luas, serta menyampaikan pesan yang jelas dan menarik agar peserta tertarik untuk datang.
7. Koordinasi Tim
Acara yang besar biasanya melibatkan banyak pihak termasuk tim internal EO dan pihak eksternal seperti vendor, staf, dan relawan. EO bertugas untuk mengkoordinasi semua tim agar setiap orang mengetahui peran dan tanggung jawab mereka.
Koordinasi yang baik akan memastikan bahwa setiap detail acara berjalan dengan lancar. EO harus memiliki kemampuan manajerial yang baik untuk memimpin tim, memberikan arahan, serta mengatasi potensi konflik yang mungkin timbul selama persiapan atau pelaksanaan acara.
8. Membuat Rundown Acara
Rundown acara adalah jadwal terperinci yang menunjukkan urutan kegiatan acara beserta waktu pelaksanaannya. EO bertanggung jawab untuk menyusun rundown yang tepat dan memastikan bahwa semua rangkaian acara berjalan sesuai jadwal.
Rundown ini akan menjadi panduan untuk seluruh tim, sehingga setiap orang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan acara dapat berlangsung dengan teratur. Dalam menyusun rundown, EO juga harus mempertimbangkan waktu untuk transisi antar kegiatan, serta durasi setiap segmen acara.
9. Mengatur Jalannya Acara
Pada hari pelaksanaan acara, EO berperan aktif dalam mengawasi dan mengatur jalannya acara. Mereka memastikan bahwa semua elemen acara berjalan sesuai dengan rundown yang telah disusun.
Mengatur jalannya acara meliputi pengaturan teknis, pengawasan logistik, serta penanganan masalah mendadak yang mungkin terjadi. EO harus tetap tenang dan sigap dalam mengambil keputusan untuk memastikan acara tetap berjalan lancar meskipun ada hambatan atau perubahan yang tidak terduga.
10. Evaluasi Acara
Setelah acara selesai, EO perlu melakukan evaluasi untuk mengukur kesuksesan acara tersebut. Pada tahap evaluasi ini, EO mengumpulkan klien dan internal serta melihat respon dari peserta yang datang.
Evaluasi ini membantu EO memahami apa yang berjalan dengan baik dan bagian mana yang perlu diperbaiki untuk acara berikutnya. Hasil evaluasi juga digunakan sebagai dasar untuk perencanaan acara selanjutnya, sehingga EO bisa terus meningkatkan kualitas pelayanan mereka.
Dengan mengelola berbagai aspek tersebut, seorang Event Organizer memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan kesuksesan sebuah acara. Keterampilan manajerial, komunikasi, kreativitas, dan kemampuan untuk bekerja adalah skill yang harus dimiliki oleh setiap EO agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik.
Baca Juga : Ide Bisnis Kreatif Paling Cuan di Tahun 2024
Percayakan Troben sebagai Partner Pengangkutan Barang Event
Jika Anda berencana menggelar acara event seperti konser musik, pameran seni, atau bahkan acara formal seperti seminar, tentu membutuhkan perlengkapan untuk mendukung jalannya acara.
Troben hadir melalui layanan sewa truk untuk membantu pengiriman seperti panggung maupun perlengkapan event dengan aman dan nyaman. Troben mempunyai layanan penjemputan barang untuk memudahkan pengangkutan barang. Selain itu, layanan sewa truk dari Troben juga menyediakan sistem pelacakan sehingga Anda bisa melacak lokasi barang selama perjalanan.
Dengan pilihan armada truk terlengkap, Anda bisa memilih jenis truk sesuai dengan kebutuhan yang bisa disesuaikan dengan jumlah barang. Yuk pesan layanan Troben Truk sekarang melalui aplikasi sewa truk Troben!
