Pasti Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang tugas admin warehouse? Terutama jika Anda mulai tertarik dengan profesi menjanjikan satu ini. Bisa dikatakan tugas dari seorang admin warehouse harus mengambil tanggung jawab sangat penting karena harus mengelola keluar masuknya stok di gudang.
Secara umum tugas utama mereka ialah mencakup pencatatan, pengecekan, serta pemantauan data terkait barang disimpan. Nah pada artikel ini, kita akan menjelajahi secara mendalam mengenai pengertian admin warehouse, lengkap dengan tugas, skill yang harus dimiliki, kebutuhan kualifikasi, serta alasan mengapa pekerjaan admin warehouse dianggap memiliki signifikansi besar.
Untuk itu yuk kita simak ulasan lengkap mengenai admin warehouse serta mengapa keberadaan admin warehouse sangat diperlukan dalam dunia logistik maupun manajemen gudang.
Baca juga: Yuk Kenali Lebih Dalam Tugas Operator Warehouse dan Gajinya!
Apa itu Admin Warehouse?
Seorang admin warehouse adalah profesi yang menuntut tingkat ketelitian tinggi serta harus memiliki keterampilan komputer untuk melaksanakan tugas dokumentasi sekaligus pencatatan mengenai stok yang keluar masuk dari atau menuju gudang.
Barang-barang tersebut ialah mencakup restock dari supplier atau stok yang masuk ke gudang untuk disortir sebelum dikirim ke pelanggan. Hal ini juga mencakup barang pengembalian atau retur dari pelanggan atas berbagai alasan.
Di sisi lain, stok keluar terjadi saat barang dikirim, perlu dijaga (seperti barang cepat rusak), atau karena telah melewati batas kadaluarsa.
Penting untuk dicatat bahwa terdapat berbagai jenis gudang, juga karenanya, fungsi gudang serta peran admin warehouse dapat sedikit berbeda juga. berikut beberapa jenis gudang dalam dunia logistik:
Distribution Center: Warehouse ini berfungsi sebagai pusat distribusi barang atau pesanan kepada pelanggan, biasanya terletak dekat dengan pelanggan atau di tingkat kecamatan.
Smart Warehouse: Warehouse ini menggunakan teknologi beserta otomatisasi dalam proses menerima, menyimpan, membungkus, serta melabeli barang secara otomatis. Peran Administrator Gudang di sini seringkali sebagai pemeriksa ganda.
Cold Storage: Gudang penyimpanan dengan suhu rendah, khusus untuk menyimpan stok beku seperti makanan, obat-obatan, kosmetik, serta produk lilin. Pengiriman dari gudang ini seringkali memerlukan pendinginan.
On-Demand Storage: Jenis warehouse yang memproses barang sesuai dengan permintaan pelanggan, khususnya untuk kebutuhan sementara, musiman, atau saat terjadi lonjakan penjualan.
Bonded Warehouse: Juga dikenal sebagai gudang bea cukai, digunakan untuk barang impor dan tunduk pada aturan khusus terkait bea cukai.
Tugas Admin Warehouse
Tugas seorang Admin warehouse dapat bervariasi tergantung pada kebutuhan perusahaan serta jenis warehouse yang digunakan. Jika warehouse berukuran sangat besar, mungkin seorang admin warehouse hanya fokus pada pencatatan stok. Di sisi lain, pada warehouse berskala kecil, admin warehouse mungkin ikut terlibat dalam proses pengepakan maupun pelabelan produk atau barang.
Secara umum, berikut adalah tanggung jawab dan tugas admin warehouse:
-
Mencatat dengan Teliti Keluar Masuknya Stok dan Melakukan Inventaris Warehouse
Tugas pertama admin warehouse adalah melakukan pencatatan keluar masuknya stok maupun inventaris di warehouse Penambahan atau pengurangan stok, hasil dari keluar masuknya stok, harus terdokumentasi dengan seksama. Langkah ini sangat penting untuk memantau ketersediaan jumlah stok.
Di samping itu, pencatatan ini memberikan kemudahan bagi manajer warehouse untuk menganalisis efisiensi serta efektivitas keseluruhan operasional warehouse, seperti ketika perbandingan jumlah pengiriman dengan jumlah pekerjaan harian membantu dalam mengevaluasi kinerja.
-
Menginput Data ke dalam Perangkat Lunak Inventaris untuk Pemeliharaan Catatan Akurat
Mengetik data ke dalam perangkat lunak inventaris menjadi prasyarat dalam era teknologi saat ini. Walaupun penggunaan aplikasi inventaris dapat meningkatkan efisiensi pengawasan, tetapi tetap diperlukan ketelitian dan analisis tajam.
Seorang admin warehouse tentu harus memasukkan data yang diperlukan ke dalam perangkat lunak tersebut dengan akurat, menghindari kesalahan seperti ketik atau kesalahan input. Admin warehouse juga harus melakukan pengecekan ganda untuk memastikan kesesuaian data dengan ketersediaan stok.
-
Membuat Kategorisasi Berdasarkan Jenis Barang untuk Mempermudah Identifikasi dan Organisasi
Membuat klasifikasi barang berdasarkan jenisnya sangat penting juga untuk dilakukan, terutama dalam gudang yang menyimpan berbagai macam barang. Kategorisasi ini membantu mobilitas pekerja gudang serta meningkatkan efisiensi waktu. Penyimpanan dengan kode-kode tertentu juga mendukung penempatan barang sesuai kategorinya, sehingga membuat proses manajemen lebih terorganisir.
-
Memeriksa dan Memastikan Kelancaran Proses Keluar Masuk Stok
Verifikasi serta pemantauan rutin terhadap keluar masuk stok sangat penting untuk memastikan data aktual serta akurat. Tugas ini tidak hanya mengurangi berbagai kesalahan administratif, tetapi juga menghalangi kejadian tidak bertanggung jawab seperti pencurian barang. Semua transaksi barang harus dicatat dan diverifikasi oleh admin warehouse.
-
Memantau Barang dan Secara Teratur Melakukan Pembaruan Stok untuk Menjaga Akurasi Inventaris
Setelah keluar masuk stok, langkah selanjutnya adalah memonitor sekaligus memperbarui stok warehouse. Penyesuaian jumlah stok di perangkat lunak inventaris, baik penambahan maupun pengurangan, menjadi langkah berikutnya setelah stok masuk maupun keluar. Hal ini mendukung akurasi catatan inventaris serta memastikan ketersediaan data akurat.
-
Mengawasi Barang yang Mendekati Batas Waktu Kadaluarsa dan Melakukan Pembaruan yang Diperlukan
Tanggung jawab admin warehouse juga mencakup pemantauan barang yang akan segera kadaluarsa. Merekam dan melaporkan kepada atasan mengenai langkah-langkah yang akan diambil terkait barang yang akan kadaluarsa merupakan aspek penting. Admin warehouse perlu membuat keputusan cerdas terkait penggantian stok kadaluarsa dan mengatur prioritas distribusi barang yang memiliki batas waktu lebih pendek.
-
Menyediakan Informasi tentang Lokasi Penempatan Stok Sesuai dengan Kategorinya
Memberikan informasi mengenai lokasi penempatan stok sesuai kategorinya menjadi tugas admin warehouse. Terutama untuk stok atau produk baru, memberikan panduan kepada staf warehouse mengenai penempatan stok adalah esensial. Ini membantu dalam memastikan keteraturan dan keteraturan dalam warehouse.
-
Memastikan dan Mendukung Proses Quality Control agar Berjalan dengan Baik
Dalam proses quality control, admin warehouse berperan penting dalam memastikan bahwa prosedur ini dijalankan dengan baik. Pengecekan stok keluar dan memverifikasi kemasan menjadi tanggung jawab admin warehouse. Ini juga menciptakan budaya kepedulian terhadap kualitas di antara semua pihak yang terlibat di gudang.
-
Menyiapkan Surat Jalan Jika Diperlukan untuk Pengiriman Barang
Pembuatan surat jalan menjadi langkah yang diperlukan dalam pengiriman barang. Admin warehouse bertanggung jawab untuk membuat surat jalan bagi kurir atau driver yang akan mengantarkan barang. Dokumen ini tidak hanya berisi alamat pelanggan dan informasi barang, tetapi juga bertindak sebagai bukti pengiriman resmi dari gudang.
-
Melaporkan Status Ketersediaan dan Kondisi Stok kepada Pihak Terkait
Melaporkan secara teratur ketersediaan stok dan status stok menjadi bagian integral dari pekerjaan admin warehouse. Laporan ini menjadi landasan bagi supervisor atau manajer warehouse untuk merumuskan strategi berikutnya dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas gudang. Analisis kinerja gudang juga dapat dilacak dengan menggunakan laporan ini untuk menilai apakah target-target tertentu telah tercapai atau belum.
Baca juga: Gudang Sortir: Definisi, Sistem Kerja, dan Fungsinya
Itulah beberapa tugas admin warehouse yang perlu untuk Anda ketahui, terlebih jika sudah punya keahlian dalam pengelolaan di gudang, maka profesi satu ini sangat cocok untuk Anda dalami.
Secara umum, skill yang harus Anda miliki jika ingin menjadi admin warehouse ialah tidak gaptek alias menguasai teknologi seperti komputer, handphone, dan lain-lain, selain itu kemampuan dalam matematika dasar juga sangat diperlukan, karena pekerjaan satu ini sangat erat dengan angka-angka.
Di Indonesia sendiri, seorang admin warehouse umumnya menerima gaji pokok dengan rata-rata kisaran sekitar 3,85 juta. Besaran gaji ini, tentu saja, disesuaikan dengan Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) atau Upah Minimum Regional (UMR) di daerah masing-masing. Selain itu, perlu dicatat bahwa jumlah tersebut belum termasuk tunjangan lembur, tambahan jam kerja, dan manfaat-manfaat lainnya.
Dan bagi Anda yang membutuhkan jasa jasa pengiriman mobil terpercaya dengan ongkir lebih hemat, yuk gunakan Troben aja! Download aplikasi Pengiriman Mobil Troben atau hubungi CS kami sekarang!
