Surat jalan adalah dokumen penting dalam dunia bisnis dan logistik yang digunakan untuk mencatat dan memverifikasi pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Dokumen ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti fisik, tetapi juga memastikan bahwa pengiriman barang dapat dipantau dan dipertanggungjawabkan dengan baik. Dalam artikel ini, kita akan membahas pengertian, fungsi, dan format penulisan surat jalan secara lengkap.
Pengertian Surat Jalan
Surat jalan yang juga dikenal sebagai delivery order atau bill of lading, adalah dokumen tertulis yang wajib digunakan untuk mencatat proses pengiriman barang dari pengirim ke penerima.
Dokumen ini biasanya disertakan bersama barang yang dikirim dan diberikan kepada penerima saat barang tiba. Dengan adanya surat ini, baik pengirim maupun penerima dapat mengetahui informasi penting terkait barang yang dikirim.
Isi surat jalan mencakup informasi seperti nama pengirim dan penerima, jenis barang, berat barang, jumlah barang, serta biaya pengiriman. Surat jalan terdiri dari tiga bagian, seperti :
- Rangkap pertama (berwarna putih) berfungsi sebagai invoice yang dikembalikan kepada pengirim.
- Rangkap kedua (berwarna merah) merupakan tanda terima barang untuk penerima sebagai bukti penerimaan.
- Rangkap ketiga (berwarna kuning) adalah catatan transaksi yang disimpan sebagai arsip perusahaan.
Biasanya dokumen ini digunakan oleh perusahaan maupun pelaku bisnis dalam kegiatan pengiriman barang. Surat jalan ini berfungsi sebagai bukti fisik untuk melacak barang yang dikirim.
Fungsi Surat Jalan
Surat jalan tidak hanya sekedar dokumen pengiriman barang, tetapi juga memiliki fungsi yang sangat penting dalam menjalankan bisnis. Berikut ini adalah fungsi dari surat jalan :
1. Bukti Pengiriman Barang
Surat ini menjadi bukti bahwa barang telah dikirim dari pengirim ke penerima. Surat jalan berisi informasi lengkap seperti jenis barang, berat, jumlah, dan tujuan pengiriman. Semua informasi yang tertulis di dalam surat jalan perlu dicatat dengan teliti untuk keperluan administrasi dan pelacakan barang. Dengan adanya surat jalan, penerima dapat memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang diajukan.
2. Dokumen Legal
Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai dokumen legal yang dapat digunakan dalam transaksi jual beli barang. Dokumen ini dapat menjadi dasar yang kuat dalam menyelesaikan masalah kepemilikan barang dan memastikan bahwa barang telah sampai ke tangan penerima dengan baik.
3. Untuk Keperluan Administrasi
Penggunaan dokumen ini juga sangat penting untuk keperluan administrasi, seperti mencatat barang yang masuk dan keluar dari suatu tempat serta untuk manajemen stok barang. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih mudah melacak dan mengelola persediaan barang mereka.
Surat ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah memantau barang yang tersimpan di gudang. Perusahaan dapat memastikan bahwa pengiriman barang terlacak secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.
Baca Juga : Jangan Kudet! Yuk Kenali Istilah Dalam Pengiriman Barang
Format Penulisan Surat Jalan
Surat jalan menjadi dokumen yang sangat penting dalam proses pengiriman barang. Format penulisannya harus jelas dan terstruktur agar informasi yang disampaikan mudah dipahami oleh pihak terkait. Berikut adalah format penulisan surat yang umum digunakan:
1. Kop Surat
Bagian ini mencantumkan identitas perusahaan, termasuk nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan email. Kop surat memberikan legitimasi dan identitas resmi dokumen.
2. Nomor Surat Jalan
Setiap surat memiliki nomor unik untuk mempermudah pelacakan dan pengarsipan. Nomor ini biasanya mengikuti sistem penomoran yang telah ditentukan oleh perusahaan.
3. Tanggal Pengiriman
Tanggal pengiriman barang harus dicantumkan untuk mencatat waktu pelaksanaan pengiriman.
4. Detail Pengirim dan Penerima
Informasi lengkap tentang pengirim dan penerima, seperti nama, alamat, dan kontak, perlu dituliskan dengan jelas untuk menghindari kesalahan pengiriman.
5. Deskripsi Barang
Rincian barang yang dikirim, termasuk nama barang, jenis, jumlah, berat, dan kondisi barang saat dikirim. Jika ada nomor seri atau kode barang, tambahkan untuk mempermudah identifikasi.
6. Tujuan Pengiriman
Alamat lengkap tujuan pengiriman, termasuk nama penerima dan lokasi barang akan dikirim.
7. Biaya Pengiriman (Jika Diperlukan)
Jika ada biaya pengiriman yang harus dicatat, sertakan nominalnya beserta keterangan tambahan bila perlu.
8. Tanda Tangan dan Stempel
Surat jalan harus ditandatangani oleh pihak pengirim dan dilengkapi dengan stempel perusahaan. Tanda tangan penerima juga diperlukan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
Surat yang ditulis dengan format yang baik akan mempermudah proses pengiriman barang, memastikan transparansi, dan mengurangi risiko kesalahan logistik.
Baca Juga : Catat! Ini Contoh dan Format Pengiriman Barang Benar!
Contoh Surat Jalan
Berikut adalah contoh surat jalan:
Surat Jalan
No : 10/123/AXY/2024
PT Elektronik Maju
Jl. Raya Merdeka No. 10, Jakarta
Telp: (021) 12345678
Kepada Yth,
Toko Elektronik Sejahtera
di Bandung
Dengan hormat,
Bersama ini kami mengirimkan barang dengan rincian seperti :
Laptop – 10 unit
Printer – 5 unit
Silahkan diperiksa jumlah dan kondisi barang dengan teliti saat diterima.
Hormat Kami,
PT Elektronik Maju
Penerima,
Toko Elektronik Sejahtera
Baca Juga : Formulir Pengiriman Barang: Arti, Manfaat & Cara Mengisinya
Butuh Pengiriman Barang yang Aman dan Murah? Troben Solusinya!
Demikianlah informasi mengenai surat jalan mulai dari pengertian, fungsi, format dan juga contoh surat jalan. Dokumen ini memiliki peranan yang sangat penting, tanpa adanya dokumen ini proses pengiriman pengiriman barang tak akan berjalan dengan lancar.
Jika Anda mencari jasa pengiriman barang dengan tarif murah dan aman, Troben jadi pilihan yang tepat. Kami memiliki layanan khusus pengiriman barang besar yaitu Troben Cargo dimana customer bisa mengirimkan barang minimal 10 kg.
Ada banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan jika mengirimkan barang melalui kami mulai dari pemesanan mudah, ongkir murah, sistem pelacakan real time, sampai asuransi pengiriman. Jangan ragu untuk mengirimkan barang di Troben karena pasti hemat! Yuk pesan sekarang layanan kami dengan cara mengunduh aplikasi kirim barang Troben. Jika Anda kirim barang dalam jumlah besar lebih dari 1 ton, dapatkan ongkir lebih hemat dengan cara menghubungi CS Kami melalui nomor 081399000000.
