Bagi pelaku bisnis sekaligus pengelola usaha penjualan produk, tentunya sudah akrab terkait surat pengiriman barang. Terutama bagi mereka yang berjualan di platform marketplace, pengiriman ke berbagai lokasi menjadi rutinitas umum. Namun, apakah Anda penasaran bagaimana contoh surat pengiriman barang?
Fungsi utama dari surat pemberitahuan pengiriman yaitu memberikan informasi bahwa pesanan telah dikirim serta sedang dalam proses pengantaran. Bagi para pengusaha baru dalam bidang logistik, memahami pentingnya dokumen surat pengiriman barang sangatlah penting.
Surat ini dapat dijelaskan sebagai surat yang disertakan bersamaan proses distribusi, baik itu dikirim kepada perorangan, toko, maupun perusahaan. Secara singkat, dokumen ini dibuat dengan tujuan agar pihak penerima dapat bersiap-siap menerima barang sesuai daftar terlampir.
Jika Anda masih penasaran mengenai surat keperluan dalam hal ekspedisi beserta contoh surat pengiriman barang, berikut akan kami paparkan secara lengkap mengenai contoh formatnya melalui artikel ini.
Apa yang Dimaksud Dengan Surat Pengiriman Barang?
Apa itu Surat Pengiriman Barang (Sumber: freepik.com)
Sebelum mengetahui contohnya, pahami terlebih dahulu mengenai pengertiannya. Surat pengiriman barang adalah dokumen berisikan daftar barang yang didistribusikan oleh tim ekspedisi, baik dari perusahaan kepada pelanggan maupun dari vendor kepada perusahaan pembeli.
Pihak penerima umumnya adalah distributor tingkat pertama. Fungsinya adalah menjadi bukti bahwa kiriman sesuai dengan apa yang akan diterima.
Umumnya, tim ekspedisi mengeluarkan dokumen serta mengirimkannya kepada penerima barang. Namun, jika sebuah perusahaan memiliki tim ekspedisi internal atau tidak menggunakan jasa ekspedisi dari perusahaan pengiriman kargo, maka perusahaan penjual harus mengeluarkan tanda pengantaran parsel.
Seringkali, tim operator warehouse memiliki peran sentral dalam mengelola administrasi terkait dokumen tanda jalan barang. Meskipun pada pandangan awal surat tersebut tampak memiliki fungsi serupa dengan delivery order atau surat jalan, sebenarnya fungsinya berbeda. Delivery order berperan sebagai bukti transaksi sah juga menjadi dasar pembuatan surat jalan.
Tanda jalan sendiri berfungsi layaknya dokumen resmi yang diperlihatkan kepada pihak berwenang saat pemeriksaan muatan. Sementara itu, surat lebih berfokus pada memberitahu pembeli bahwa barang telah dikirim pada waktu kesepakatan.
Baca Juga: Outbound Logistik: Pengertian, Aktivitas dan Cara Optimasinya
Fungsi Surat Pengiriman Barang
fungsi surat pengiriman barang
Sebelum melihat contoh jenis surat ini, Anda juga perlu mengetahui fungsinya. Melalui adanya dokumen surat pengiriman, tentunya sangat membantu dalam pemrosesan distribusi barang secara resmi beserta legal. Lantas, apa saja fungsi surat ini? Simak penjelasan berikut!
1. Melampirkan Informasi Mengenai Barang Kiriman
Hadirnya surat jalan barang menjadi salah satu bentuk fisik yang bersifat memberitahu pembeli terkait informasi barang terkait. Hal tersebut mencakup nama pengirim, alamat, nomor telepon, jenis, jumlah, serta kondisi barang.
Maka dari itu, pembeli dapat menyesuaikan informasi mengenai barang pembelian dengan pesanan yang mereka terima. Selain itu, surat jalan barang dapat menjadi surat klaim jika sekiranya terjadi ketidaksesuaian atau terdapat kerusakan bahkan kehilangan pada paket kiriman.
2. Sebagai Bukti Pengiriman Resmi
Tidak hanya sekadar memberitahu pembeli mengenai aspek-aspek terkait informasi barang, ternyata surat pengiriman dapat menjadi dokumen resmi pembelian yang dilakukan oleh pembeli. Jadi, tidak hanya cukup menyertakan kwitansi atau nota pembayaran terhadap kiriman tersebut saja.
3. Tanda Terima Jika Barang Telah Sampai di Tangan Pembeli
Apabila paket telah sampai atau diterima oleh pembeli, maka surat pengantaran berfungsi menjadi tanda terima sekaligus wajib ditandatangani oleh pembeli beserta data-data lainnya. Maka, kesepakatan antara penjual bersama pembeli telah resmi selesai dan paket dapat diterima dengan kesesuaian antara kondisi fisiknya beserta informasi tertera.
4. Sebagai Bukti Asuransi Jika Terjadi Risiko Selama Pengiriman
Perlu kita ketahui bersama bahwa informasi tertera di tanda jalan barang dapat digunakan bertujuan memudahkan proses klaim asuransi jika terjadi kerusakan atau kehilangan kiriman selama distribusi.
Sebagai contoh, dalam proses klaim asuransi, perusahaan asuransi mungkin meminta salinan dokumen jalan barang sebagai bukti bahwa paket tersebut telah diserahkan kepada pihak ekspedisi/kargo dalam kondisi tertentu. Maka, fungsi tanda ini juga dapat menjadi dokumen dukungan untuk mengklaim asuransi, meskipun tidak secara langsung berfungsi menjadi bukti asuransi.
5. Sebagai Surat untuk Melacak Barang
Jika terdapat surat pengiriman, penjual maupun pembeli dapat memantau atau melacak kiriman, sehingga transparansi dalam ekspedisi menjadi lebih terjamin.
Elemen Surat Pengiriman Barang
elemen dan contoh surat pengiriman barang
Sebelum mengetahui contoh surat pengantaran barang lebih lanjut, ketahui terlebih dahulu mengenai elemen-elemennnya. Mungkin Anda masih bingung dengan apa saja yang harus kita cantumkan pada surat dalam melakukan distribusi paket. Berikut kami paparkan buat Anda:
1. Heading Surat
Bagian awal dari surat pengiriman adalah heading atau kop surat. Selain mencantumkan nama perusahaan, Sertakan juga informasi esensial lain meliputi alamat perusahaan dan nomor telepon aktif. Informasi tersebut tidak hanya berguna bagi tim ekspedisi dalam menemukan alamat tujuan, tetapi juga memudahkan pembeli dalam melakukan retur kiriman.
2. Kode Surat
Langsung di bawah heading, terdapat nomor atau kode surat berfungsi untuk pengarsipan internal perusahaan. Kode unik membantu membedakan jenis surat untuk pembeli berbeda, menghindari kekeliruan. Penulisan kode tersebut kemudian disertai tanggal pembuatan surat sesuai dengan tanggal pengiriman.
3. Informasi Penerima
Informasi tentang alamat penerima melibatkan detail sebagai contoh seperti nama penerima, nama instansi, atau perusahaan pembeli.
4. Rincian Pengiriman
Dalam bagian rincian ekspedisi, pembuat surat perlu menjelaskan dokumen dasar dari surat tersebut. Di samping itu, metode pengemasan maupun distribusi juga perlu diuraikan.
Hal tersebut bertujuan demi menghindari kebingungan di pihak penerima dan memastikan kesesuaian bersama tim ekspedisi bersangkutan. Pastikan juga mencantumkan dokumen lampiran, misalnya contoh faktur pembayaran jika ada.
5. Daftar Barang
Komponen utama selanjutnya adalah daftar antaran yang dilengkapi dengan jumlah kiriman. Umumnya, tim admin gudang akan melakukan pengecekan agar kecocokan antara daftar bersamaan paket diterima dapat dipastikan. Proses ini tidak hanya berdasarkan pada dokumen purchase order atau delivery order, mengingat kemungkinan adanya perbedaan antara pesanan dan ketersediaan.
6. Kolom Verifikasi
Bagian akhir umumnya berisi kolom verifikasi, sering kali hanya melibatkan satu kolom yang menandai pihak yang mengeluarkan surat. Namun, dalam beberapa kasus, surat juga mencantumkan tanda persetujuan dari tim gudang (supervisor) sebagai bukti pengecekan jumlah kiriman.
Contoh Format Surat Pengiriman Barang
contoh surat pengiriman barang
Setelah Anda memahami arti dari surat pemberitahuan pengiriman barang. Banyak orang mungkin dapat membuatnya, tetapi beberapa dari mereka kurang memperhatikan format tepatnya. Berikut adalah contoh format surat pemberitahuan pengiriman yang perlu Anda ketahui.
[Nama Perusahaan Pengirim]
[Alamat Perusahaan Pengirim]
[Nomor Telepon Perusahaan Pengirim]
[Tanggal]
[Alamat Penerima]
[Nama Penerima]
Perihal: Pemberitahuan Pengiriman Barang
Kepada Yth.,
[Nama Penerima],
Kami memberitahukan bahwa pengiriman Anda telah dikirimkan pada tanggal [tanggal pengiriman]. Berikut adalah detail pengiriman:
Nomor Resi: [nomor resi]
Metode Pengiriman: [metode pengiriman]
Kami berharap barang tersebut dapat tiba secara aman sekaligus tepat waktu. Kami telah bekerja sama bersama layanan pengiriman terpercaya untuk menjamin pengiriman efisien serta terjamin.
Kami menyampaikan terima kasih atas kepercayaan Anda kepada perusahaan kami, kami berharap Anda akan puas terhadap pelayanan kami. Kami akan terus berusaha memberikan pengalaman pengiriman yang memuaskan bagi pelanggan kami.
Hormat kami,
TTD
[Nama Perusahaan Pengirim]
Itulah beberapa pengertian, contoh, beserta format dari surat pengiriman barang. Secara umum surat tersebut memiliki beberapa fungsi signifikan dalam dunia bisnis maupun proses ekspedisi.
Siapa yang Membuat Surat Pengiriman Barang?
Siapa yang Membuat Surat Pengiriman Barang?
Tanda kirim barang biasanya dibuat oleh pihak pengirim atau ekspedisi yang bertanggung jawab atas proses pengangkutan muatan paket. Pihak yang membuat surat biasanya adalah perusahaan ekspedisi, kurir, atau pihak yang secara logistik terlibat dalam ekspedisi parsel dari satu tempat ke tempat lain.
Dalam surat pengiriman, umumnya mencantumkan informasi mengenai muatan yang dikirim, alamat pengirim, alamat penerima, serta tanggal dan waktu kirim. Dokumen ini juga dapat mencakup nomor resi atau nomor tracking untuk memudahkan pelacakan paket selama perjalanan.
Penting untuk dicatat bahwa dalam beberapa kasus, dokumen ekspedisi barang dapat dibuat oleh pihak pengirim (penjual) sebagai bukti tanda kirim kepada pihak pembeli. Pada umumnya, ekspedisi atau kurir juga menyertakan bukti pengantaran atau resi yang dapat digunakan sebagai referensi pelacakan.
Dalam konteks bisnis dan perdagangan, pembuatan surat tanda kirim barang ini membantu memastikan bahwa barang yang dikirim telah diterima oleh pihak yang berhak, dan dapat menjadi bukti dalam hal terjadinya klaim atau permasalahan lainnya terkait dengan pengantaran barang.
Baca Juga: Cara Menulis Alamat Paket Pengiriman Barang yang Benar
Mengapa Harus Dibuat Surat Pengiriman Barang?
Mengapa Harus Dibuat Surat Pengiriman Barang
Salah satu fungsi kunci dari surat pengiriman adalah memberikan pemberitahuan kepada pihak penerima mengenai pesanan. Informasi melibatkan nomor resi, tanggal pengiriman, serta metode pengiriman menjadi bagian dari pemberitahuan ini.
Selain itu, surat tanda kirim berperan menjadi bukti tertulis yang menegaskan bahwa pengirim telah mengirimkan paket kepada penerima. Dokumen surat ini memiliki kegunaan sebagai rujukan apabila terjadi ketidaksesuaian atau masalah selama proses pengiriman barang.
Penerima juga dapat memanfaatkan surat untuk melakukan verifikasi terhadap jumlah dan kondisi paket diterima, mendukung upaya untuk memastikan bahwa barang sesuai ekspektasi dan membantu penyelesaian sengketa jika ada perbedaan.
