Bagi perusahaan yang berkecimpung pada produk dan juga barang, memiliki gudang untuk menyimpan barang adalah sebuah keharusan. Bahkan manajemen gudang harus dikelola dengan baik sehingga memiliki departemen tersendiri. Salah satu pekerjaan yang bertugas untuk pengelolaan gudang adalah staff gudang.
Staff gudang memiliki banyak peran mulai dari memastikan proses penyimpanan barang, manajemennya, sampai dengan membantu distribusinya berjalan dengan lancar.
Dalam artikel berikut, kami akan memaparkan secara lengkap mulai dari pengertian staff gudang, peran staff gudang dan juga tanggung jawab dari staff gudang. Untuk itu, mari simak penjelasan dibawah ini.
Baca juga: Mengenal Profesi Admin Warehouse, Lengkap dengan Tugasnya
Apa Itu Staff Gudang?
Sebelum mengetahui tugas dan tanggung jawab, sebenarnya apa itu staff gudang atau staff warehouse? Staff gudang merupakan profesi yang pekerjaannya berurusan dengan kegiatan logistik. Staff warehouse memiliki peran penting dalam mengatur dan juga memastikan distribusi paket berjalan lancar.
Tak hanya memastikan pengelolaan paket berjalan dengan baik, baik penerimaan dan pengirimannya. Namun juga harus memastikan perawatannya maupun produk tersimpan dengan baik di dalam gudang.
Staff warehouse bertanggung jawab dalam menangani persediaan barang, mengatur keluar masuknya ke gudang, mencatat, hingga memastikan tidak ada produk yang kadaluarsa.
Baca juga: Gudang Sortir: Definisi, Sistem Kerja, dan 5 Fungsinya
Tugas Staff Gudang
Setelah mengetahui penjelasan mengenai profesi Staff Gudang, berikut ini adalah beberapa tugasnya, diantaranya :
- Menerima kedatangan paket di dalam gudang.
- Menyusun laporan penerimaan paket untuk disimpan di arsip gudang dan untuk keperluan akuntansi.
- Mengatur susunan letak paket agar memudahkan proses saat akan dikeluarkan.
- Menyusun surat pengantar untuk paket yang akan dikeluarkan dari gudang.
- Menyusun laporan mengenai pergerakan paket setiap harinya dan pada akhir bulan.
- Memastikan tidak ada kehilangan paket di dalam gudang.
- Mengambil dan mengantarkan paket kepada divisi yang membutuhkannya.
- Melakukan stock opname untuk membandingkan laporan dengan paket yang ada di dalam gudang. Apabila terdapat perbedaan jumlah, segera melaporkan kepada kepala gudang.
Baca juga: Checker Gudang: 3 Tugas Utama dan Kualifikasi Ideal
Tanggung Jawab Staff Gudang
Tanggung jawab seorang staff gudang melibatkan sejumlah tugas penting untuk menjaga kelancaran operasional gudang. Berikut adalah beberapa tanggung jawab dari seorang Staff Gudang:
1. Bertanggung Jawab pada Proses Bongkar Muatan Barang
Staff gudang bertanggung jawab pada proses bongkar muatan. Jadi, ketika ada supply paketyang baru sampai, staff warehouse akan memindahkan paket dari dalam truk menuju gudang.
Tak hanya membantu proses bongkar muatan, namun staff warehouse juga melakukan pencatatan hingga pengawasan. Beberapa hal yang perlu dicatat seperti nama barang, jumlahnya, jenisnya, sampai dengan nama pengirim dan penerima.
Untuk tugas pengawasan dan pencatatan tak semuanya memegang peran tersebut. Hanya orang khusus yang sudah dipercaya oleh perusahaan saja yang dipilih.
Staff warehouse merupakan seseorang yang bekerja dengan target. Pengiriman paket harus dilakukan sesuai dengan jumlah dan juga diterima sesuai estimasi waktu pengiriman.
Baca juga: 5 Cara Pemasangan Bubble Wrap yang Benar
2. Memastikan Kualitas dan Kuantitas Barang di Gudang
Salah satu tanggung jawab dari pekerjaan ini adalah melakukan pengecekan terhadap kualitas dan jumlah barang. Pemeriksaan dilakukan mulai dari jenisnya, seperti bahan baku, barang yang sudah siap untuk diproduksi, sudah dikemas, serta dikirim ke lokasi lain.
Tanggung jawab ini akan dilaksanakan oleh seluruh staff warehouse sesuai dengan peran masing-masing. Staff warehouse yang telah menjadi pegawai tetap lebih bertugas dalam hal pengawasan.
Sedangkan pegawai harian dan kontrak bertanggung jawab untuk memeriksa kualitas maupun jumlah barang yang akan diproduksi, dikemas, atau dikirimkan kepada klien. Kualitas dan jumlah barang menjadi hal yang harus diperhatikan bagi perusahaan logistik.
Jika ternyata barang yang sudah diproduksi tidak melewati uji kualitas, barang tersebut akan dipisahkan. Selanjutnya, barang tersebut akan menjalani tahap sortir berikutnya dan menerima perlakuan khusus.
Baca juga: Bagaimana Cara Menghitung Kubikasi Cargo? Cek Di Sini!
3. Mempersiapkan Pengiriman dan Penyimpanan Barang
Barang-barang yang sudah memenuhi standar kualitas akan segera diproduksi di dalam pabrik. Setiap staff gudang akan menjalankan tugas yang berbeda sesuai dengan posisi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Secara umum, tugas tiap staff gudang meliputi persiapan bahan dasar yang akan digunakan dalam proses produksi, sampai dengan proses pengemasan produk. Packing tidak hanya penyusunan barang dalam kemasan, namun juga melibatkan uji kelayakan barang. Setelah tahap ini, langkah berikutnya adalah proses pengangkutan dan pengiriman barang.
Bagi staff gudang yang memiliki status tetap, tanggung jawabnya mencakup pengawasan dan pengelolaan seluruh proses di dalam gudang. Selain itu, mereka juga harus melakukan uji kelayakan serta melakukan perhitungan jumlah barang untuk memastikan ketersediaan stok yang akurat.
Baca juga: Yuk Kenali 6 Tugas Operator Warehouse dan Gajinya!
4. Membuat Laporan dari Aktivitas Barang dalam Gudang
Tanggung jawab selanjutnya adalah membuat laporan dari seluruh aktivitas item yang ada dalam gudang. Biasanya tugas untuk membuat laporan ini dibebankan kepada pegawai tetap.
Isi dari laporan ini mulai dari jumlah item yang telah diproduksi, jumlah item yang rusak, dan juga jumlah item yang dikirimkan. Semua laporan tersebut harus dicatat dengan lengkap.
Baca juga: Mengenal Beberapa Tipe Gudang Beserta Fungsinya
5. Menandatangani Surat Masuk Penerimaan Barang
Selanjutnya, profesi ini juga bertanggung jawab untuk menandatangani surat masuk yang berkaitan dengan penerimaan barang. Untuk itu, dia harus benar-benar memahami masalah persuratan sehingga tidak terjebak pada kasus penggelapan atau penipuan.
6. Melakukan Koordinasi dengan Klien maupun Divisi Lain
Terakhir, staff gudang bertanggung jawab untuk melakukan koordinasi baik dengan klien maupun divisi lain. Biasanya koordinasi ini untuk memastikan ketersediaan produk yang diproduksi. Selain itu juga menjaga kualitas dan kuantitas produk saat proses pengiriman.
Baca juga: Kirim Paket Besar Pakai Apa? Ini Jawabannya!
Pekerjaan tersebut berhubungan dengan aktivitas fisik, sehingga mereka disarankan memiliki kondisi tubuh yang prima. Dengan banyaknya tanggung jawab yang diemban, melakukan proses perekrutan untuk staff gudang harus dilakukan dengan maksimal.
Sebagai ujung tombak dalam kelancaran operasional gudang, perannya tidak bisa diabaikan. Dengan keterampilan dan tanggung jawab yang mencakup berbagai aspek, mereka memastikan bahwa setiap tahap, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman, berjalan dengan lancar dan efisien.
Kemampuan untuk mengelola stok barang, memastikan kualitas barang, dan melaksanakan tugas dengan teliti dan cekatan menjadikan profesi ini sebagai salah satu kunci keberhasilan perusahaan khususnya perusahaan yang bergerak dibidang logistik.
